Two Chairs Practice Policies

We cannot treat an empty chair.

Decades of research shows that continuity and consistency of attendance is one of the best predictors of whether therapy will be effective for you.  

Client Attendance Policy

For Individual Therapy Sessions:

  • We allow a maximum of 4 missed sessions (including advanced cancellations and/or no shows) every 6 months to ensure continuity and consistency in care.  After 3 missed appointments, your clinician will discuss with you whether or not continuing treatment is appropriate for you at this time.

Timeliness

Please be on time for your scheduled appointment. If you are late for your appointment, there may not be sufficient time for a session and it may be canceled or rescheduled.

  • Late is defined as 10+ minutes for a Matching Appointment and 15+ minutes for an individual therapy session.
  • If you are running late for a Matching Appointment, please contact us via email to support@twochairs.com or by phone at 415-202-5159 (8:00am - 6:00pm PST, Monday through Friday).
  • If you are running late for your individual session, please contact your clinician directly via email.

Cancellations & Missed Appointments

Cancellations or reschedules are allowed up to 48 hours before scheduled start time with no fees

If you cancel or request to reschedule less than 48 hours before your scheduled session, you may be responsible for the full session fee, unless you are able to schedule within the same week.  

  • Out-Of-Network Clients: you will be responsible for the full session fee.
  • In-Network Clients: you may be responsible for the full session fee depending on your coverage.

If you do not show up for your scheduled session, you will be responsible for the full session fee.

If you are running late for a Matching Appointment, please contact the Care Team via email to support@twochairs.com or by phone at 415-202-5159 (8:00am - 6:00pm PST, Monday through Friday).

If you need to cancel or reschedule your individual therapy session, please email your clinician directly.

Payment

We require payment at the time of service.   The credit card on file will be charged once your session is completed.

  • In-Network Clients: This includes your copay or coinsurance. If you have a deductible that needs to be met before your in-network coverage will apply, you will be billed in full for the cost of the session. Claims will be submitted to the insurance company and will be applied to your deductible until it is met.  
  • Out-Of-Network Clients: This includes your session fee.  We may update our fees as needed, or at the start of each calendar year. Fees are subject to change with 30 days written notice at any time. For more information regarding pricing, click here.

If the credit card on file is declined, we will contact you directly to coordinate an alternate method of payment. Please note, if you have an outstanding balance on your account, your care may be interrupted or terminated.

Insurance Reimbursement

In-Network

For insurance plans that we participate with, we can submit claims on your behalf.  Reimbursement will be subject to your plan’s copay, coinsurance, and/or deductible. Any remaining balance the insurance company has deemed as patient responsibility will be collected following receipt of the Explanation of Benefits from your insurer, which may take up to 90 days from the date of service. It is important to understand your plan’s benefits and limitations, and to notify us immediately upon any changes in your coverage, including loss of insurance.  If your insurer denies coverage and/or payment for services, you will assume financial responsibility and be required to pay in full for all charges.

Out-of-Network

If your health plan includes out-of-network coverage (common with PPO plans), we may be able to assist you in submitting documentation to your insurance company for reimbursement, which will be subject to the coverage and limitations of the policy.  If your insurance carrier does not allow for Two Chairs to submit claims on your behalf, we will provide you with the documentation needed to submit your own out-of-network claims.  Please note, in-person and teletherapy sessions may be reimbursed differently. We cannot guarantee that you will be reimbursed for any portion of costs for your care. If your insurance company denies coverage and/or payment for services rendered, you will assume financial responsibility and be required to pay in full for all charges.

Good Faith Estimate

You have the right to receive a Good Faith Estimate explaining how much your mental health care may cost.  Under the No Surprises Act, Two Chairs must provide clients who do not have insurance (uninsured), who will not be using insurance to pay, or reimburse for services (self-pay) an estimate of the total expected costs for services. You can ask Two Chairs for a Good Faith Estimate before you schedule a service. 

If you receive a bill that is at least $400 more than your Good Faith Estimate, you can dispute the bill. Make sure to save a copy or picture of your Good Faith Estimate. 

For more information about your right to a Good Faith Estimate, visit www.cms.gov/nosurprises.

If you have any questions about how this affects your care at Two Chairs, please reach out to our Care Team at support@twochairs.com.

Electronic Communication

We use electronic forms of communication including email, text message reminders, and the Two Chairs Client App.  If you would like to opt out of text message reminders, or you prefer an alternate means of communication, requests must be received in writing to support@twochairs.com and we will do our best to accommodate.

Questions

If you have any questions or concerns regarding the Practice Policies, please speak to your clinician or email support@twochairs.com.

If you are experiencing an emergency, crisis, or need immediate assistance, please call 911 or the National Crisis Hotline at 988, or go to your nearest emergency room.

Additional crisis resources can be found at https://www.twochairs.com/crisis-resources

Updated: February 15, 2023


Políticas sobre Prácticas de Two Chairs

No podemos tratar una silla vacía.

Décadas de investigación muestran que la continuidad y la constancia de la asistencia son uno de los mejores indicadores de si la terapia será eficaz para usted.

Política de Asistencia de los Clientes

Para las sesiones de terapia individual:

  • Permitimos un máximo de 4 sesiones perdidas (incluidas las cancelaciones anticipadas o ausencias) cada 6 meses para garantizar la continuidad y la constancia de la atención.  Después de 3 citas perdidas, su médico o terapeuta analizará con usted si continuar el tratamiento es apropiado para usted en este momento.

Puntualidad

Le rogamos que acuda puntualmente a su cita. Si llega tarde a su cita, es posible que no haya tiempo suficiente para la sesión y que ésta se cancele o se cambie de fecha.

  • Se entiende por retraso más de 10 minutos para una cita de búsqueda de profesionales afines y más de 15 minutos para una sesión de terapia individual.
  • Si llega tarde a una cita de búsqueda de profesionales afines, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico a support@twochairs.com o por teléfono al 415-202-5159 (de 8:00 a. m. a 6:00 p. m., hora estándar del Pacífico, de lunes a viernes).
  • Si llega tarde a su sesión individual, póngase en contacto directamente con su médico o terapeuta por correo electrónico.

Cancelaciones y citas perdidas

Se permitirán cancelaciones o la reprogramación de citas hasta 48 horas antes de la hora de inicio programada sin costo alguno.

Si cancela una cita o solicita una reprogramación con menos de 48 horas de antelación a la sesión programada, deberá abonar la tarifa completa de la sesión, a menos que pueda programarla dentro de la misma semana.

  • Clientes fuera de la red: deberán abonar la tarifa completa de la sesión.
  • Clientes dentro de la red: es posible que deban abonar la tarifa completa de la sesión en función de su cobertura.

Si no se presenta a la sesión programada, deberá abonar la tarifa completa de la sesión.

Si llega tarde a una cita de búsqueda de profesionales afines, póngase en contacto con el Equipo de atención por correo electrónico a support@twochairs.com o por teléfono al 415-202-5159 (8:00 a. m. a 6:00 p. m., hora estándar del Pacífico, de lunes a viernes).

Si necesita cancelar o reprogramar su sesión de terapia individual, envíe un correo electrónico directamente a su médico o terapeuta.

Pago

El pago debe realizarse en el momento del servicio.  La tarifa se cargará a la tarjeta de crédito registrada una vez finalizada la sesión.

  • Clientes dentro de la red: Esto incluye su copago o coseguro. Si usted tiene un deducible que debe cumplirse antes de que se aplique su cobertura dentro de la red, se le facturará la totalidad del costo de la sesión. Las reclamaciones se presentarán a la compañía de seguros y se aplicarán a su deducible hasta que este se alcance.
  • Clientes fuera de la red: Esto incluye la tarifa de la sesión.  Podremos actualizar nuestras tarifas según sea necesario, o al comienzo de cada año natural. Las tarifas están sujetas a cambios en cualquier momento, previo aviso por escrito con 30 días de antelación. Para obtener más información sobre precios, haga clic aquí.

Si se rechaza la tarjeta de crédito registrada, nos pondremos en contacto con usted directamente para coordinar un método de pago alternativo. Tenga en cuenta que si tiene un saldo pendiente en su cuenta, su atención podrá interrumpirse o darse por terminada.

Reembolso del seguro

Dentro de la red

Para los planes de seguro en los que participamos, podremos presentar reclamaciones en su nombre.  El reembolso estará sujeto al copago, coseguro o deducible de su plan. Cualquier saldo restante que la compañía de seguros haya considerado responsabilidad del paciente se cobrará tras la recepción de la Explicación de beneficios de su aseguradora, que podrá tardar hasta 90 días a partir de la fecha del servicio. Es importante que conozca las prestaciones y limitaciones de su plan y que nos notifique inmediatamente cualquier cambio en su cobertura, incluida la pérdida del seguro.  Si su aseguradora deniega la cobertura o el pago de los servicios, usted deberá asumir la responsabilidad financiera y deberá abonar la totalidad de los cargos.

Fuera de la red

Si su plan de salud incluye cobertura fuera de la red (común en los planes PPO), es posible que podamos ayudarle a presentar la documentación a su compañía de seguros para el reembolso, que estará sujeto a la cobertura y las limitaciones de la póliza.  Si su compañía de seguros no permite que Two Chairs presente reclamaciones en su nombre, le proporcionaremos la documentación necesaria para presentar sus propias reclamaciones fuera de la red.  Tenga en cuenta que el reembolso de las sesiones presenciales y de teleterapia podrá variar. No podemos garantizar que se le reembolse ninguna parte de los costos de su atención. Si su compañía de seguros deniega la cobertura o el pago de los servicios prestados, usted deberá asumir la responsabilidad financiera y deberá abonar la totalidad de los cargos.

Estimación de Buena Fe

"Usted tiene derecho a recibir una Estimación de Buena Fe en la que se le explique cuánto podrá costarle su atención de salud mental.  Según la Ley de No Sorpresas (No Surprises Act), Two Chairs debe proporcionar a los clientes que no tengan seguro (no asegurados), que no utilizarán el seguro para pagar o reembolsar los servicios (autopago) una estimación de los costos totales previstos de los servicios. Usted puede solicitar a Two Chairs una Estimación de Buena Fe antes de programar un servicio.

Si recibe una factura que supere en al menos $400 su Estimación de Buena Fe, podrá impugnarla. Asegúrese de guardar una copia o una foto de su Estimación de Buena Fe.

Para obtener más información sobre su derecho a una Estimación de Buena Fe, visite www.cms.gov/nosurprises.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo afecta esto a su atención en Two Chairs, póngase en contacto con nuestro Equipo de atención en support@twochairs.com.

Comunicación electrónica

Utilizaremos formas electrónicas de comunicación, incluidos el correo electrónico, los recordatorios por mensaje de texto y la aplicación Two Chairs Client App.  Si no desea recibir recordatorios por mensaje de texto o prefiere otro medio de comunicación, deberá solicitarlos por escrito a support@twochairs.com y haremos todo lo posible por atender su petición.

Preguntas

"Si tiene alguna pregunta o duda sobre las Políticas sobre Prácticas, hable con su médico o terapeuta o envíe un correo electrónico a support@twochairs.com.

Si se encuentra en una situación de emergencia, crisis o necesita ayuda inmediata, llame al 911 o a la Línea Nacional de Ayuda en Casos de Crisis al 988, o acuda a la sala de urgencias más cercana.

Encontrará más recursos para situaciones de crisis en https://twochairs.com/crisis-resources/

Actualizado: 15 de febrero de 2023"